Thủ Tục Mở Văn Phòng Đại Diện tại Việt Nam (Cập Nhật 2025)

Thủ Tục Mở Văn Phòng Đại Diện tại Việt Nam (Cập Nhật 2025)

Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, việc các doanh nghiệp nước ngoài tìm kiếm cơ hội đầu tư và mở rộng thị trường là điều tất yếu. Một trong những bước đi đầu tiên để thăm dò thị trường một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí là thành lập Văn phòng Đại diện (VPĐD). Tuy nhiên, thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam có thể phức tạp đối với doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm. Bài viết này của Công ty Luật P & K sẽ cung cấp thông tin chi tiết và cập nhật nhất về quy trình, điều kiện và các vấn đề pháp lý liên quan đến việc thành lập VPĐD tại Việt Nam năm 2025, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Xem thêm: Thành Lập Công Ty 100% Vốn Nước Ngoài tại Việt Nam

Văn Phòng Đại Diện là gì? Vai Trò của VPĐD

Theo Luật Thương mại 2005 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Văn phòng Đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập để thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại và nghiên cứu thị trường tại Việt Nam. VPĐD không được phép kinh doanh trực tiếp.

Chức năng chính của VPĐD:

• Nghiên cứu thị trường: Phân tích xu hướng, thu thập thông tin về nhu cầu khách hàng.
• Xúc tiến thương mại: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, quảng bá thương hiệu.
• Liên hệ giao dịch: Duy trì quan hệ với đối tác, hỗ trợ ký kết hợp đồng.
• Giám sát hợp đồng: Theo dõi việc thực hiện hợp đồng giữa công ty mẹ và đối tác Việt Nam.

Lợi ích khi mở VPĐD:

• Tiết kiệm chi phí: Chi phí thành lập và duy trì thấp hơn so với các hình thức khác như thành lập công ty 100% vốn nước ngoài hoặc chi nhánh.
• Thăm dò thị trường: Cơ hội tìm hiểu về văn hóa kinh doanh, quy định pháp luật.
• Xây dựng mạng lưới: Thiết lập quan hệ với đối tác, khách hàng và cơ quan chính phủ.
• Nâng cao uy tín: Tăng cường sự hiện diện và hình ảnh của doanh nghiệp tại Việt Nam.

Điều kiện để Mở Văn Phòng Đại Diện tại Việt Nam (2025)

Để thành lập VPĐD, doanh nghiệp nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau:

Đối với công ty mẹ:

• Hợp pháp: Được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp tại quốc gia sở tại.
• Thời gian hoạt động: Đã hoạt động ít nhất 1 năm.
• Ngành nghề: Ngành nghề của VPĐD phải phù hợp với đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.

Đối với Trưởng Văn phòng Đại diện:

• Năng lực hành vi: Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo pháp luật Việt Nam.
• Không bị cấm: Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp.
• Thường trú: Có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài nhưng phải thường trú tại Việt Nam.

Đối với địa điểm đặt VPĐD:

• Hợp pháp: Có địa chỉ rõ ràng, hợp đồng thuê ổn định, không phải căn hộ chung cư.
• Phù hợp quy hoạch: Tuân thủ quy hoạch đô thị và quy định của địa phương.
• Tiện ích: Đảm bảo an toàn cháy nổ, vệ sinh môi trường.

Quy Trình Mở Văn Phòng Đại Diện: Hướng Dẫn Chi Tiết (Cập Nhật 2025)

Quy trình thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

a. Hồ sơ của công ty mẹ:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD (theo mẫu).
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh (hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng).
• Văn bản cử/bổ nhiệm Trưởng VPĐD (hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng).
• Báo cáo tài chính đã kiểm toán hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế (hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng).
• Văn bản ủy quyền (nếu có).

b. Hồ sơ của Trưởng Văn phòng đại diện:

• Bản sao Hộ chiếu/CMND/CCCD (đối với người Việt Nam).
• Bản sao Hộ chiếu và Thẻ tạm trú/Thẻ thường trú/Visa (đối với người nước ngoài).

c. Hồ sơ địa điểm đặt VPĐD:

• Bản sao Hợp đồng thuê địa điểm (công chứng hoặc xác nhận).
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/Giấy phép xây dựng của bên cho thuê.
• Văn bản xác nhận cho thuê địa điểm của chủ sở hữu/quản lý tòa nhà (nếu thuê trong tòa nhà văn phòng).

Lưu ý: Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Cơ quan cấp phép: Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp, Khu chế xuất.
• Phương thức: Nộp trực tiếp hoặc trực tuyến (nếu có).
• Thời gian xử lý: 7-10 ngày làm việc.

Bước 3: Nhận Giấy phép

Kiểm tra kỹ thông tin trên Giấy phép thành lập VPĐD.

Bước 4: Thủ tục sau cấp phép

• Khắc dấu và công bố mẫu dấu.
• Mở tài khoản ngân hàng.
• Thông báo hoạt động với cơ quan thuế (nếu có yêu cầu).
• Đăng ký mã số thuế (nếu cần).
• Đăng ký mã số BHXH.

Phân Biệt VPĐD, Chi Nhánh và Công Ty FDI

Tiêu chí	Văn phòng Đại diện (VPĐD)	Chi nhánh	Công ty 100% vốn nước ngoài
Tư cách pháp lý	Không có tư cách pháp nhân độc lập.	Không có tư cách pháp nhân độc lập.	Có tư cách pháp nhân độc lập.
Phạm vi hoạt động	Nghiên cứu, xúc tiến thương mại.	Kinh doanh trực tiếp.	Kinh doanh trực tiếp.
Nghĩa vụ thuế	Thuế TNCN (nếu có).	Thuế TNDN, GTGT.	Thuế TNDN, GTGT.
Vốn đầu tư	Không yêu cầu vốn pháp định.	Không yêu cầu vốn pháp định riêng.	Yêu cầu vốn điều lệ.
Quản lý	Trưởng VPĐD.	Trưởng Chi nhánh.	Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị và Giám đốc/Tổng Giám đốc.
Rủi ro	Thấp.	Trung bình.	Cao.

VPĐD phù hợp cho giai đoạn thăm dò thị trường, chi nhánh và công ty FDI phù hợp cho kinh doanh lâu dài.

Lưu Ý Quan Trọng và Rủi Ro Pháp Lý

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tuân thủ phạm vi hoạt động: Không kinh doanh trực tiếp, không phát sinh doanh thu.
• Báo cáo định kỳ: Nộp báo cáo hoạt động hàng năm.
• Quản lý nhân sự: Tuân thủ quy định về lao động nước ngoài, hợp đồng lao động.
• Hợp đồng: Ký hợp đồng nhân danh công ty mẹ.
• Cập nhật pháp luật: Thường xuyên cập nhật các quy định mới.

Tham khảo Nghị định 07/2016/NĐ-CP để hiểu rõ hơn về quy định pháp luật liên quan.

Dịch Vụ Hỗ Trợ Mở Văn Phòng Đại Diện từ P & K Law Firm

Công ty Luật P & K cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thành lập VPĐD chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Lý do chọn P & K:

• Chuyên môn sâu rộng: Am hiểu luật pháp liên quan đến VPĐD.
• Quy trình tối ưu: Tiết kiệm thời gian và công sức.
• Giải pháp toàn diện: Tư vấn về thuế, lao động, hợp đồng, tuân thủ ESG.
• Kinh nghiệm thực tiễn: Hỗ trợ nhiều doanh nghiệp nước ngoài thành lập VPĐD thành công.

Dịch vụ của chúng tôi:

• Tư vấn điều kiện và quy trình.
• Kiểm tra và đánh giá hồ sơ.
• Soạn thảo hồ sơ.
• Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan cấp phép.
• Tư vấn thủ tục sau cấp phép.
• Tư vấn quản lý lao động, báo cáo định kỳ, nghĩa vụ thuế.

“Dịch vụ tư vấn của P&K thực sự chuyên nghiệp và hiệu quả. Nhờ sự hỗ trợ tận tâm, chúng tôi đã hoàn tất thủ tục mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam nhanh chóng và đúng luật. Rất khuyến nghị!” – John Smith (Singapore)

Lời Khuyên Từ Chuyên Gia P & K

• Lập kế hoạch chiến lược rõ ràng.
• Đầu tư vào nguồn nhân lực chất lượng.
• Thường xuyên rà soát tuân thủ pháp luật.
• Tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp.

Liên hệ với Công ty Luật P & K ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam và nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.